1. Introducción
La firma legal Carlos Sandoval Law Firm (“la Firma”, “nosotros”, “nuestro” o “la Firma”) está comprometida con la protección de la privacidad y seguridad de su información personal. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos, divulgamos y protegemos la información obtenida en relación con nuestros servicios legales y las herramientas digitales que utilizamos, incluyendo Intuit QuickBooks y QuickBooks Payments (colectivamente, los “Servicios de Intuit”), para gestionar facturación, contabilidad y procesamiento de pagos.
Esta Política se aplica a todos los clientes, clientes potenciales, proveedores, empleados y cualquier otra persona cuyos datos personales sean procesados por la Firma. Al contratar nuestros servicios o enviarnos su información, usted reconoce que ha leído y comprendido esta Política de Privacidad.
Si tiene preguntas o inquietudes sobre esta Política, comuníquese con nosotros utilizando la información proporcionada en la Sección 14.
2. Información que Recopilamos
Podemos recopilar las siguientes categorías de información personal:
2.1 Información de Identificación Personal
• Nombre completo, fecha de nacimiento y números de identificación emitidos por el gobierno
• Dirección postal, dirección de correo electrónico y números telefónicos
• Número de Seguro Social (SSN) o Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN), cuando sea requerido para asuntos legales o fiscales
• Estatus migratorio o nacionalidad cuando sea relevante para la representación legal
2.2 Información Financiera y de Pago
• Números de tarjetas de crédito, tarjetas de débito y datos bancarios recopilados a través de QuickBooks Payments (Intuit)
• Direcciones de facturación e historial de pagos
• Registros de facturas y acuerdos de retención de servicios
• Información financiera relacionada con impuestos procesada mediante QuickBooks
2.3 Información de Asuntos Legales
• Detalles de casos, documentos legales, registros judiciales y correspondencia
• Información compartida durante consultas entre abogado y cliente
• Registros de procedimientos legales, negociaciones o acuerdos
2.4 Información Técnica y de Uso
• Dirección IP, tipo de navegador e identificadores de dispositivos cuando visita nuestro sitio web o portal del cliente
• Archivos de registro y cookies para funcionalidad y seguridad del sitio
• Registros de comunicaciones, incluyendo correos electrónicos y mensajes electrónicos
2.5 Información Proveniente de Terceros
• Registros públicos, bases de datos judiciales y registros gubernamentales
• Información proporcionada por partes contrarias o terceros durante el curso de la representación legal
• Reportes de crédito o resultados de verificaciones de antecedentes cuando sea necesario para un asunto legal
3. Cómo Utilizamos su Información
Procesamos su información personal para los siguientes fines legales:
• Proporcionar servicios legales, asesoría y representación conforme al contrato
• Procesar pagos, emitir facturas y administrar cuentas mediante Intuit QuickBooks y QuickBooks Payments
• Mantener registros contables precisos y cumplir con obligaciones fiscales
• Comunicarnos con usted sobre su asunto legal, facturación y actualizaciones de la Firma
• Verificar su identidad y realizar verificaciones de conflictos de interés
• Cumplir con obligaciones legales, regulatorias y éticas aplicables a los abogados
• Detectar y prevenir fraude, acceso no autorizado e incidentes de seguridad
• Mejorar nuestros servicios, procesos internos y experiencia del cliente
• Hacer cumplir nuestros acuerdos de servicios y cobrar honorarios adeudados
No utilizaremos su información para la toma automatizada de decisiones o elaboración de perfiles que produzcan efectos legales o similares significativos sin su consentimiento explícito.
4. Compartición y Divulgación de Información
La Firma no vende, alquila ni comercializa su información personal. Solo podremos compartir su información en las siguientes circunstancias:
4.1 Intuit (QuickBooks y QuickBooks Payments)
Utilizamos Intuit QuickBooks para contabilidad y teneduría de libros, y QuickBooks Payments como plataforma de procesamiento de pagos. La información financiera y de facturación se transmite y almacena por Intuit, Inc., sujeta a la propia Política de Privacidad de Intuit disponible en https://www.intuit.com/privacy/statement/. Intuit es un proveedor de servicios confiable que actúa como procesador de datos en nuestro nombre.
4.2 LawPay (Affinipay, LLC)
También utilizamos LawPay, una plataforma de pagos para la industria legal operada por Affinipay, LLC, para aceptar pagos de clientes mediante tarjetas de crédito, débito y eCheck. LawPay está específicamente diseñado para cumplir con las reglas de contabilidad fiduciaria para abogados (IOLTA) y las directrices aplicables de asociaciones de abogados. Los datos de pago procesados a través de LawPay están sujetos a la Política de Privacidad de Affinipay disponible en https://www.lawpay.com/about/privacy-policy/. LawPay actúa como procesador de datos en nuestro nombre y está sujeto a las obligaciones aplicables de protección de datos.
4.3 Proveedores de Servicios y Vendedores
Podemos divulgar información a proveedores externos cuidadosamente seleccionados que nos ayudan a operar nuestra práctica legal (por ejemplo, almacenamiento en la nube, gestión documental y ciberseguridad), siempre que estén sujetos a acuerdos de confidencialidad y solo puedan procesar datos bajo nuestras instrucciones.
4.4 Requisitos Legales y Regulatorios
Podemos divulgar información según lo exija la ley, una orden judicial, citación o regulación gubernamental. También podemos divulgar información para proteger los derechos, propiedad o seguridad de la Firma, nuestros clientes o el público.
4.5 Con su Consentimiento
Podemos compartir su información con terceros cuando usted nos haya autorizado expresamente a hacerlo, o cuando la divulgación sea necesaria para llevar a cabo sus instrucciones en un asunto legal.
4.6 Transferencias Comerciales
En caso de fusión, adquisición, disolución o venta de activos de la Firma, su información personal podrá ser transferida como parte de dicha transacción. Le notificaremos antes de cualquier transferencia de este tipo y le informaremos sobre cualquier cambio en esta Política de Privacidad.
5. Procesamiento de Pagos – LawPay y QuickBooks Payments
La Firma acepta pagos de clientes a través de dos plataformas de pago compatibles con PCI DSS: LawPay (operado por Affinipay, LLC) y QuickBooks Payments (operado por Intuit, Inc.). La Firma no almacena números completos de tarjetas de pago ni credenciales bancarias en sus propios sistemas.
5.1 LawPay (Affinipay, LLC)
LawPay es nuestra principal solución de pago orientada al cliente. Está diseñada específicamente para firmas legales y cumple con las regulaciones IOLTA y de cuentas fiduciarias de abogados. Cuando usted realiza un pago mediante LawPay:
• Los datos de tarjetas y eCheck son cifrados y tokenizados por la infraestructura certificada PCI DSS Nivel 1 de Affinipay
• Los fondos de cuentas operativas y fiduciarias se mantienen estrictamente separados conforme a las normas de asociaciones de abogados
• La Firma solo recibe una confirmación de la transacción y los últimos cuatro dígitos de su método de pago
• La Política de Privacidad de LawPay está disponible en https://www.lawpay.com/about/privacy-policy/
5.2 QuickBooks Payments (Intuit, Inc.)
QuickBooks Payments se utiliza para ciertas transacciones de facturación e integración contable. Cuando usted realiza un pago mediante esta plataforma:
• Los datos de la tarjeta son tokenizados y cifrados por la infraestructura compatible con PCI DSS de Intuit
• La Firma solo recibe una confirmación de la transacción y los últimos cuatro dígitos de su tarjeta para fines de registro
• Intuit puede recopilar y conservar información de facturación conforme a sus propias políticas de privacidad y retención de datos
• La Política de Privacidad de Intuit está disponible en https://www.intuit.com/privacy/statement/
Al autorizar un pago a través de cualquiera de estas plataformas, usted consiente el procesamiento de su información financiera por parte del respectivo procesador de pagos externo. Puede comunicarse con nosotros para determinar qué plataforma de pago será utilizada para su transacción.
6. Seguridad de los Datos
La Firma implementa medidas administrativas, técnicas y físicas razonables y apropiadas para proteger su información personal contra acceso no autorizado, divulgación, alteración o destrucción, incluyendo:
• Cifrado de datos en tránsito mediante protocolos TLS/SSL
• Controles de acceso y permisos basados en roles que limitan el acceso a datos al personal autorizado
• Evaluaciones periódicas de seguridad y revisiones de vulnerabilidades
• Uso de infraestructura certificada SOC 2 y compatible con PCI DSS de Intuit para todos los datos de pago
• Capacitación de empleados sobre privacidad de datos y obligaciones de confidencialidad
• Procedimientos de respuesta ante incidentes en caso de una violación de datos
Ningún método de transmisión por internet o almacenamiento electrónico es 100% seguro. Aunque nos esforzamos por utilizar medios comercialmente aceptables para proteger sus datos, no podemos garantizar una seguridad absoluta. En caso de una violación que afecte sus derechos, le notificaremos conforme a la ley aplicable.
7. Retención de Datos
Conservamos la información personal durante el tiempo necesario para cumplir con los fines descritos en esta Política, incluyendo el cumplimiento de obligaciones legales, contables y profesionales. Los períodos específicos de retención incluyen:
• Expedientes de asuntos de clientes: mínimo siete (7) años después de la conclusión de la representación, o según lo requieran las reglas aplicables del colegio de abogados estatal
• Registros financieros y de facturación: mínimo siete (7) años para cumplimiento fiscal y contable
• Datos de transacciones de pago: conservados por Intuit conforme a sus políticas de retención de datos; accesibles para la Firma hasta por siete (7) años para conciliación
• Comunicaciones de marketing: hasta que usted se dé de baja o retire su consentimiento
Cuando la información personal ya no sea requerida, la eliminaremos de forma segura conforme a los estándares profesionales y legales aplicables.
8. Sus Derechos y Opciones
Dependiendo de su ubicación, usted puede tener los siguientes derechos respecto a su información personal:
8.1 Derecho de Acceso
Puede solicitar una copia de la información personal que tenemos sobre usted y detalles sobre cómo la procesamos.
8.2 Derecho de Corrección
Puede solicitar que corrijamos información personal inexacta o incompleta.
8.3 Derecho de Eliminación
Puede solicitar la eliminación de su información personal, sujeto a nuestras obligaciones legales y profesionales de retención. No podemos eliminar información que forme parte de un asunto legal activo o que la ley o las reglas del colegio de abogados nos exijan conservar.
8.4 Derecho a Restringir u Oponerse al Procesamiento
Puede oponerse o solicitar la restricción de ciertas actividades de procesamiento, en la medida permitida por la ley.
8.5 Derecho a la Portabilidad de Datos
Cuando corresponda, puede solicitar que proporcionemos su información personal en un formato estructurado, de uso común y legible por máquina.
8.6 Derecho a Retirar el Consentimiento
Cuando el procesamiento se base en su consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento sin afectar la legalidad del procesamiento realizado antes del retiro.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, comuníquese con nosotros por escrito a mnaranjo@carlosesandoval.com. Responderemos dentro de los treinta (30) días posteriores a la recepción de su solicitud verificable. Es posible que necesitemos verificar su identidad antes de procesar su solicitud.
9. Residentes de California – Derechos CCPA/CPRA
Si usted es residente de California, tiene derechos específicos bajo la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), modificada por la Ley de Derechos de Privacidad de California (CPRA):
• Derecho a Saber: Puede solicitar información sobre las categorías y piezas específicas de información personal que hemos recopilado sobre usted.
• Derecho a Eliminar: Puede solicitar la eliminación de la información personal recopilada, sujeto a las excepciones aplicables.
• Derecho a Corregir: Puede solicitar la corrección de información personal inexacta.
• Derecho a Optar por No Participar en la Venta o Compartición: NO vendemos ni compartimos información personal para publicidad conductual entre contextos.
• Derecho a Limitar el Uso de Información Personal Sensible: Puede limitar nuestro uso de información personal sensible a ciertos fines permitidos por la CPRA.
• Derecho a No Ser Discriminado: No lo discriminaremos por ejercer sus derechos de privacidad.
Para presentar una solicitud de privacidad en California, comuníquese con nosotros en mnaranjo@carlosesandoval.com o por correo postal a la dirección indicada en la Sección 14. Verificaremos su identidad antes de procesar su solicitud.
10. Cookies y Tecnologías de Rastreo
Nuestro sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares para mejorar su experiencia de navegación, analizar el tráfico y mejorar nuestros servicios en línea. Estas pueden incluir:
• Cookies Estrictamente Necesarias: Requeridas para que el sitio web funcione correctamente; no pueden deshabilitarse.
• Cookies Analíticas: Recopilan información agregada sobre cómo los visitantes usan nuestro sitio (por ejemplo, Google Analytics). Los datos se anonimizan y se utilizan únicamente para mejorar nuestro sitio web.
• Cookies Funcionales: Recuerdan sus preferencias y configuraciones.
Puede controlar las cookies mediante la configuración de su navegador. Deshabilitar ciertas cookies puede afectar la funcionalidad de nuestro sitio web. No utilizamos cookies para publicidad ni para vender sus datos a terceros.
11. Privilegio Abogado-Cliente y Confidencialidad
La información compartida con Carlos Sandoval Law Firm en el contexto de solicitar o recibir asesoría legal está protegida por el privilegio abogado-cliente y las normas profesionales de confidencialidad. Esta Política de Privacidad no reduce ni renuncia a dichas protecciones. Nuestra obligación de mantener la confidencialidad del cliente se rige por las Reglas de Conducta Profesional aplicables y prevalece sobre las divulgaciones generales de privacidad cuando exista conflicto.
El acceso a los expedientes de clientes está restringido a abogados y personal autorizado con una necesidad legítima de conocer la información. Todo el personal con acceso a información de clientes está sujeto a obligaciones de confidencialidad.
12. Cambios a esta Política de Privacidad
Nos reservamos el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Los cambios serán efectivos inmediatamente después de publicar la Política actualizada en nuestro sitio web o notificarle directamente. Indicaremos la fecha de “Última Actualización” en la parte superior de este documento. Su continuidad en el uso de nuestros servicios después de recibir aviso de un cambio material constituye su aceptación de la Política actualizada. Le recomendamos revisar esta Política periódicamente.
13. Información de Contacto
Si tiene preguntas, inquietudes o solicitudes relacionadas con esta Política de Privacidad o nuestras prácticas de manejo de datos, comuníquese con nosotros
